KPI là gì ? Phân loại ra sao ? ưu nhược điểm như thế nào? và cách đánh giá cụ thể chi tiết để có thể tạo ra được các KPI hợp lý đã được dịch Thuật Hanu tổng hợp lại ở bài viết dưới đây để các bạn có thể cùng tham khảo. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ biết thêm nhiều thông tin bổ ích, không rườm rà nữa hãy cùng tìm hiểu thôi nào.
KPI là gì ?
Key Performance Indicator viết tắt là KPI đây là một chỉ số để đánh giá thực hiện công việc. Nó là công cụ đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả của công việc dựa trên các chỉ tiêu về định lượng, số liệu, tỉ lệ để nhằm phản ánh chất lượng, hiệu quả công việc của cá nhân, tổ chức hay công ty. KPI giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng triển khai các chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý hay các chương trình cụ thể cho từng cá nhân, từng lĩnh vực và từng bộ phận. Chính vì vậy KPI được áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: quản lý công việc của cá nhân, của nhóm hay cả một hệ thống công việc của một công ty, tổ chức. Nói một cách dễ hiểu thì KPI là mục tiêu công việc mà cá nhân, nhóm, phòng ban hay tổ chức cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thường thì mỗi chức danh sẽ có bản kế hoạch hoặc bản mô tả công việc cho mỗi tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các số liệu để đánh giá mức độ hiệu quả của công việc dựa trên chức danh, vị trí công tác đó. Sau khi đánh giá xong dựa trên việc hoàn thành KPI cơ quan, tổ chức hay công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt khác nhau cho từng cá nhân. Nhìn vào KPI ta có thể biết được hiệu quả kinh doanh của một tổ chức, doanh nghiệp cũng như đánh giá chính xác được mức độ hoàn thành mục tiêu công việc của người thực thi công việc đó.
Nói tóm lại KPI là chỉ số để người quản lý cóg thể dễ dàng đánh giá được thành tích của nhân viên, phòng ban để đưa ra những khuyến khích thưởng phạt phù hợp với từng nhân viên, phòng ban.
Mục đích của việc sử dụng KPI là nhằm bảo đảm cho nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm theo từng chức danh, vị trí mà bảng kế hoạch công việc đã đề ra, góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên rõ ràng, cụ thể, minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn từ đó giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
Ví dụ đơn giản như khi chúng ta đi vào một phòng khám đa khoa, ở đây sẽ có một loạt các thử nghiệm,bài test khác nhau như: đo huyết áp, nhịp tim, thử máu, xét nghiệm nước tiểu, chụp x quang,..). Sau khi trải qua tất cả các quá trình khám, bác sĩ sẽ đưa cho chúng ta một kết quả bằng những chỉ số định lượng và định tính. Và đó chính là KPO về tình trạng sức khỏe hiện tại của chúng ta. Dựa vào KPIs đó chúng ta có thể biết được tình trạng sức khỏe của bản thân tốt hay xấu và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Phân loại KPI
Tùy theo từng tổ chức, doanh nghiệp mà KPI sẽ có sự khác nhau. Không những vậy mỗi bộ phận, phòng ban cũng sẽ có KPI khác nhau(Product, Marketing, Sales) cho tới mỗi cá nhân trong bộ phận, phòng ban cũng có KPI khác nhau(Social KPIs, Email KPIs, Seo KPIs).
-KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược. Mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, market share, profit có tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt được doanh số tối thiểu mỗi tháng là 12 tỷ và mỗi năm là 144 tỷ nhưng không đạt được mục tiêu đó thì khả năng lớn là doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Marketting và Sales sẽ bị cho thôi việc.
-KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật. Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm mục đích giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đạt được much tiêu chiến lược. Ví dụ social KPI mỗi tháng cần phải đạt tối thiểu 120,000 engagements nhưng dù cho số engagements đạt được cũng không bảo đảm được sẽ có thể giúp doanh nghiệp đạt được doanh số theo yêu cầu. Bù lại các KPI này lại là một chỉ số mang tính đo lường cho sự hiệu quả và phát triển của các chiến thuật đang thực thi. Ví dụ: nhiều engagements sẽ có nhiều comments, nhiều inbox dẫn tới nhiều người tìm hiểu về dịch qua đó khả năng bán hàng tăng cao hơn và kết quả sẽ là doanh thu tăng. Cho nên tâng cấp quản lý(managers, directors) là những người sẽ bị ép KPI chiến lược và cũng sẽ là người phải tạo ra các KPI chiến thuật để có thể giúp cho việc đạt được mục tiêu KPI chiến lược đang chiuk trở nên dễ dàng hơn. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho nhân viên cấp dưới đang thực hiện các công việc tương ứng.
Vì sao KPIs chiến thuật đạt được nhưng KPIs chiến lược thì lại Không ?
-KPI chiến thuật được thiết lập hiện tại không có đóng góp gì vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ đơn giản đặt KPI là chỉ số bounce rate của website mà chỉ số này lại không hề nói lên được gì và cũng không có gắn kết được với KPI chiến lược.
-KPI chiến thuật đặt không đúng không những không giúp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà ngược lại còn có khả năng gây cản trở và khó khắn. Ví dụ: Đặt KPI là số lượt like fanpage ở mức quá cao sẽ khiến các nhân viên social executive kkafm nhiều thủ thuật để đạt được mục tiêu đề ra đó như câu like với nội dung không phù hợp, clickbait nhằm mục đích tăng số lượt like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người like page lại không phải là những người có hứng thú với nội dung chính của fanpage thì điều này mô hình chung sẽ làm giảm sự tương tác của các hoạt động social về sau.
-KPI chiến thuật đặt ra nếu đạt được kết quả vượt xa hạn mức thì không hoàn toàn là việc tốt mà có khả năng cao là việc bạn đặt mục tiêu ở mức quá dễ và đánh giá mục tiêu chưa chính xác vì vậy mà có thể không đủ sức để giúp đạt được KPI chiến lược.
Lý do vì sao không thể đạt được KPI chiến thuật ?
– KPI chiến thuật đặt ra quá tham vọng mà thực tế không thể nào đạt được. KPI ngoài việc dùng để đo lường mức độ hiệu quả thì nó còn là một tác nhân có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý của nhân viên. Bạn sẽ không muốn thấy nhân viên cảm thấy mình quanh năm suốt tháng không thể đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
-Đội ngũ nhân viên yếu, không có khả năng đạt được KPI chiến thuật đặt ra. Lúc này cần xem lại cấu trúc team, các công việc mà mỗi nhân viên đang thực hiện và đặc biệt là chú ý đến quá trình tuyển người đầu vào.
Tóm lại việc quan trọng nhất chính là đặt KPI chiến thuật làm sao cho phù hợp với người thực thi và cần bám sát với KPI chiến lược. Sau khi các KPI này đạt được sẽ phải có tác động tích cực giúp công ty, doanh nghiệp có thể tiến gần hơn với mục tiêu đã đề ra.
Các yếu tố giúp nhà quản lý tạo ra các KPI hợp lý
Khi bạn đặt ra KPI cho một các hoạt động bạn cần dựa trên những yếu tố sau để đánh giá xem KPI đã phù hợp hay chưa:
-Rõ ràng, cụ thể: KPI phải được định nghĩa và xác định một cách rõ dàng, hướng tới một mảng cụ thể nào mà cần cải thiện tránh việc KPI không rõ ràng dẫn tới việc tạo ra các KPI không có giá trị và đóng góp cho việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.
-Thực tế: KPI cần phải có tính thực tế tránh đặt KPI cho nhân viên dựa trên một niềm tin hay một giả thiết nào đó.
-Đo lường được: Phải có khả năng đo đếm, đanh giá bằng các số liệu, báo cáo. KPI không có khả năng đo lường được thì đồng nghĩa với không có chuẩn mực đánh giá và càng không thể có KPI.
-Giao phó được, làm được: KPI này phải giao cho người chịu trách nhiệm và có khả nằn làm đươc. Nếu không thể tìm được nhân viên để giao việc chịu trách nhiệm cho KPI đề ra ban đầu hay đồng nghĩa với khả năng thực hiện KPI đó là không có thì KPI đó không nên tồn tại.
-Mốc thời gian nhất định: Phải có một mốc thời gian cụ thể để xác định thời điểm nào công việc sẽ hoàn thành để từ đó đánh giá mức độ hoàn thành. Không bao giờ được giao KPI mà không có mốc thời gian hoàn thành.
Phương pháp MBO trong việc thực hiện KPI
Phương pháp MBO(Management By Object) là mô hình quản trị theo mục tiêu. Để thực hiện KPI thì công ty, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO trong đó nhà quản lý và nhân viên cần phải hiểu rõ vai trò và thống ngất được mục tiêu chung đó.
Mặc dù vậy vẫn có những khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu và khi đó người ta sẽ tiến hành xây dựng các chuẩn cho quá trình(phương pháp MPB-, Management By Process). Và đương nhiên các chuẩn đó đồng thời cũng là các KPI
Ưu điểm khi sử dụng KPI
-KPI sẽ làm thành quả hiện tại của một mục tiêu chiến lược một cách nhanh chóng.
-Nhờ vào những chỉ số đo lường và độ chính xác kèm theo của KPI mà các quyết định sẽ được thực hiện nhanh hơn.
-Giúp cho việc quản lý đánh giá thành tích của một cá nhân, bộ phận, phòng ban hay một công ty nào đó.
– Một đội nhóm có khả năng làm việc chung với nhay theo những mục đích đo lường được.
-KPI đưa ra những chỉ tiêu có khả năng đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ dễ dàng, cụ thể, minh bạch, công bằng hơn tránh tình trạng bất đồng, kiến nghị hay hoài nghi trong tổ chức, thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên.
Nhược điểm khi sử dụng KPI
-Khi chỉ số KPI đề ra không đạt được tiêu chí SMART thì sẽ ảnh hưởng xấu tới hệ thống đánh giá thực hiện công việc nói riêng và hệ thống quản trị của doanh nghiệp nói chung.
-Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific thì nhân viên không biết phải làm sao và làm cách nào để có thể đạt được kết quả đã đề ra.
-Các chỉ số không đạt tiêu chí measuarable dẫn tới ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện cũng mất đi.
-Chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Realistics và Achievable sẽ làm nhân viên không thể đạt được mục tiêu ảnh hưởng tiêu cực tới tâm lý làm việc của nhân viên.
-Khi sử dụng các tiêu chí KPI làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của doanh nghiệp, công ty. KPI không hiệu quả nếu sử dụng trong thời gian quá dài.
-Nhiều chỉ số KPI không có hạn định thời gian hoàn thành cụ thể, nhân viên sẽ không biết làm trong bao lâu gây khó khắn lớn cho quá trình làm việc của nhân viên thậm chí gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Template mẫu để lên KPI
Hi vọng qua bài viết này dịch thuật Hanu đã mang lại cho các bạn một số thông tin hữu ích về KPI và cách thiết lập các chỉ số cơ bản này.
