Blog

Dịch thuật công chứng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Dịch thuật Hanu chuyên nhận dịch thuật các giấy tờ, chứng từ hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…

Hóa đơn thương mại trong Xuất nhập khẩu, và trong hồ sơ hải quan

Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commercial Invoice, là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan.

Trong quá trình làm thủ tục, tôi thấy thấy nhiều khách hàng chuẩn bị chứng từ rất sơ sài, nhiều khi số liệu vênh váo với các chứng từ khác. Thậm chí cá biệt còn có khách hàng không biết cách soạn Hóa đơn thế nào cho hợp lệ.

Với những ai chưa quen làm chứng từ này, tốt nhất là chọn một file mẫu hóa đơn thương mại, để tham khảo, rồi dựa vào đó mà làm cho nhanh. 

Như bạn thấy trong hình trên, về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:

  • Số & ngày lập hóa đơn
  • Tên, địa chỉ người bán & người mua
  • Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
  • Điều kiện cơ sở giao hàng
  • Điều kiện thanh toán
  • Cảng xếp, dỡ
  • Tên tàu, số chuyến…

Mục đích của hóa đơn thương mại

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn. 

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Quy trình Dịch tiếng Anh được thực hiện tại Dịch thuật HANU:

Dịch thuật HANU có một quy trình khắt khe và chuyên nghiệp nhất trong việc dịch thuật, tất cả các dự án dịch thuật tiếng Anh đến với chúng tôi đều phải trải qua một quá trình đa tầng của kiểm tra và đánh giá để đảm bảo mức độ cao nhất về chất lượng nhằm đem lại cho khách hàng một bản dịch tốt nhất, hoàn thiện nhất nhưng trong thời gian nhanh nhất và với mức giá cạnh tranh nhất. Quy trình của chúng tôi được tiến hành theo từng bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu dự án

Để tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hành, chúng tôi tiếp nhận tài liệu theo hai hình thức: nhận bản gốc trực tiếp tại văn phòng hoặc nhận File tài liệu (file ảnh, file word, bản scan…) qua địa chỉ email của công ty.

Bước 2: Phân tích, đánh giá tài liệu

Ngay khi nhận được tài liệu từ khách hàng, các chuyên gia của chúng tôi sẽ tiến hành thẩm định, phân loại tài liệu dựa trên yếu tố ngôn ngữ, chuyên ngành, mức độ khó dễ và đánh giá các mối quan tâm cũng như yêu cầu từ phía khách hàng. Sau đó sẽ đưa ra báo giá hợp lý, tiết kiệm và tiến độ tốt nhất cho dự án.

Bước 3: Lập kế hoạch dịch thuật, lựa chọn nhân viên

Khi đã ký xong hợp đồng dịch thuật với khách hàng (chủ dự án) và thấy rõ được yêu cầu cũng như tính chất của tài liệu. Trưởng phòng dịch sẽ giao cho một nhóm dịch thuật có chuyên môn về lĩnh vực và ngôn ngữ trong tài liệu đó. Nếu thời gian có hạn và với những dự án có số lượng tài liệu lớn, quy trình sẽ được các chuyên viên tập trung lại đẩy nhanh tiến độ đảm bảo chất lượng như đã định.

Bước 4: Làm sạch tập tin nguồn

Tập tin nguồn của Quý khách có thể cần phải được làm sạch hoặc tạo lại nếu nó đang ở trong một định dạng không thể chỉnh sửa hay bị nhiễm virus trong khi chuyển giao tài liệu online. Bằng cách tạo một bản mẫu (template), chúng tôi có thể dễ dàng xử lý các tài liệu định dạng của Quý khách thông qua hệ điều hành DOS (một chương trình phần mềm bộ nhớ dịch).

Bước 5: Dịch ngữ tài liệu

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình dịch thuật, nó là sự chuyển đổi nội dung, ý nghĩa thực tế của văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Cần dịch chính xác tuyệt đối ngôn từ, thuật ngữ nhưng lời lẽ không bị cứng, khó hiểu và vẫn giữ được nét văn phong của tài liệu nguồn. Chính vì vậy Dịch thuật HANU chỉ sử dụng các chuyên viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Có thể là người bản ngữ của ngôn ngữ đích thông thạo và am hiểu hai ngôn ngữ dịch.

Bước 6: Hiệu đính (Biên tập sao)

Toàn bộ bản gốc và bản dịch mỗi dự án dịch thuật sau khi đã qua bước Dịch ngữ đều được chuyển lại cho trưởng phòng dịch. Tiếp theo sẽ được giao cho nhóm dịch ngữ thứ hai xem xét, soát lỗi các thuật ngữ và tính thống nhất của văn bản. Đó là lý do tại sao chúng tôi có nhiều hơn một tập hợp các dịch giả đủ điều kiện, xem xét mỗi mắt dịch.

Bước 7:  Khách hàng nhận xét

Bản dịch sau khi đã hiệu đính sẽ được gửi lại cho khách hàng xem và cho ý kiến! Chúng tôi tiếp nhận ý kiến (nếu có): sửa lại các lỗi khách hàng báo lại hay sửa lại theo yêu cầu. Hoặc có thể đưa ra một số gợi ý tham khảo cho chủ dự án khi không nên sửa đổi vì tính chất ngôn ngữ chuyên ngành đặc thù của tài liệu.

Bước 8: Nghiệm thu/Bàn giao

Cuối cùng nhóm xuất bản sẽ kiểm tra lại lần cuối một cách chính xác và chi tiết nhất. Sau khi bản dịch đã được cho định dạng lại để phù hợp với các tài liệu ban đầu cũng như sắc thái văn hóa của nguồn ngôn ngữ. Tài liệu của Quý khách sẽ được gửi trả theo kế hoạch và hình thức giao nhận theo như hợp đồng.

Bước 9: Trân trọng góp ý của khách hàng

Chúng tôi luôn trân trọng những ý kiến đóng góp xây dựng từ Quý khách hàng qua đó nâng cao dịch vụ của Dịch thuật HANU. Mong tiếp tục được phục vụ Quý khách với những dịch vụ ngày một tốt hơn!

IV. Bảo mật tuyệt đối với thông tin của khách hàng.

– Không tự ý liên hệ trực tiếp hay gián tiếp với bất cứ tổ chức cá nhân nào có liên quan đến tài liệu dịch. – Không tiết lộ bất cứ nội dung nào trong tài liệu dịch với bất cứ tổ chức cá nhân nào. – Tất cả các thông tin trong tài liệu trong quá trình dịch đều phải được giữ kín, tuyệt đối không cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân khác, bên nào vi phạm sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật theo hợp đồng đã ký kết. – Chúng tôi bảo hành sản phẩm trong 06 tháng, lưu trữ hồ sơ cho khách hàng trong vòng 10 năm. Nhưng nếu khách hàng thấy không cần thiêt thì toàn bộ nội dung tài liệu bản gốc và bản dịch sau khi đã bàn giao cho phòng kinh doanh sẽ được xóa hết. – Cam kết bảo vệ và có các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt tại chỗ với các thông tin của dự án bởi sự riêng tư, tính nhạy cảm trong mỗi lĩnh vực. Thậm chí nếu quý khách thấy cần thiết Dịch thuật HANU sẽ kí: “thỏa thuận công khai – không tiết lộ” – NDA (non – disclosure agreement) trước khi nhận tài liệu. Sự bảo mật của chúng tôi là tuyệt đối!

V. Cam kết về chất lượng

Độ chính xác trong bản dịch phải như một ngay cả khi yêu cầu là chỉ cho một bản dịch bằng lời nói ngắn hoặc bằng văn bản nhỏ. Đối với các vấn đề số liệu tài chính, ngôn từ, thuật ngữ, điều bắt buộc là 100% chính xác, và đó cũng là điểm chuẩn tối thiểu mà tất cả các dịch giả và phiên dịch viên phải tuân thủ tại Dịch thuật HANU. Tại Dịch thuật HANU quý khách không bao giờ phải lo lắng về tính chính xác của tài liệu mục tiêu của mình. Chuyên viên dịch thuật của chúng tôi với trình độ chuyên môn cao được khẳng định qua nhiều dự án lớn, trong văn bản bất kỳ nào luôn trung thành với ngôn ngữ nguồn, đảm bảo tính toàn vẹn cũng như mức độ nghiêm trọng của các nguồn tài liệu được duy trì ở tất cả các lần dịch. Chúng tôi hiểu rằng: chất lượng, độ chính xác trong từng sản phẩm của mỗi dịch vụ Dịch tiếng Anh mà Dịch thuật HANU cung cấp là yếu tố hàng đầu để giữ chân khách hàng lâu dài, và đó cũng là yếu tố đầu tiên mà khách hàng lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ. Quý khách có được thành quả sau khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi và tiếp tục quay lại như vậy chúng tôi mới có cơ hội tồn tại và phát triển. Tất cả các dự án Dịch tiếng Anh sau khi đã hoàn thành đều phải trải qua một quá trình hiệu đính bởi các chuyên gia hàng đầu, được kiểm tra và đánh giá chất lượng. Vì vậy, hãy đến với Dịch thuật HANU cho chúng tôi cơ hội để chứng minh năng lực dịch thuật, chứng minh những điều mình đã cam kết.

VI. Đảm bảo về thời gian Dịch thuật tiếng Anh

Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển như vũ bão mỗi giây mỗi phút được ví như vàng ngọc. Sự chậm trễ là không thể chấp nhận được, nó có thể ảnh hưởng tới cả giây chuyền đang vận hành theo quỹ đạo. Chính vì vậy chúng tôi luôn cố gắng nỗ lực phát huy toàn bộ khả năng trong mỗi quy trình, để sản phẩm của khách hàng được hoàn thành sớm nhất, rút ngắn thời gian xuống mức thấp nhất có thể. Nhưng không vì thế mà chất lượng hay độ chính xác trong bản dịch của chúng tôi bị bỏ qua. Đó đều là những yếu tố luôn song hành nhau trong mỗi dịch vụ của Dịch thuật HANU.

VII. Giá cả cạnh tranh

– Báo giá linh hoạt, cạnh tranh với thị trường: Mức giá áp dụng với khách hàng dịch chuyên ngành, dịch gấp, công chứng gấp… là khác nhau. Các ngôn ngữ dịch khác tại Dịch thuật HANU – Văn bản hiệu đính: Hiệu đính = 50% tiền dịch. Nếu tài liệu hiệu đính sai trên 30% thì bản hiệu đính đó được tính bằng tiền dịch. – Bảng giá có thể có thay đổi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của dự án và sự thỏa thuận giữa hai bên – Ưu đãi cho khách hàng lâu năm và với số lượng lớn Xem chi tiết: Bảng báo giá dịch thuật – Báo giá dịch công chứng

Rate this post